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索 引 号 640122-100/2017-31653 文  号 生成日期 2017-09-29
发布机构 贺兰县政府办 责任部门 贺兰县政府办 关 键 字
公开方式 主动公开 公开时限 长期公开 是否有效 有效

关于全县档案管理工作情况的督查通报

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  为深入贯彻落实区、市党委、政府关于加强声像和实物档案管理工作精神,进一步加强全县2016年以前形成的文件资料和整理、移交归档工作,确保各类档案资料的安全、连续和有效使用。近期,由县政府分管领导带队,抽调政府办及档案局相关人员组成督察组,对公安局、住建局等24个单位档案管理及整理移交进馆工作进行了督查,现将督查情况通报如下。 

  一、基本情况   

  (一)文书档案方面 

  1.住建局能够安排专人按照要求收集整理文件材料,并不间断地逐年向县档案馆进行移交归档,确保了文书档案的连续性、安全性和有效使用性;公安局按照行业内部档案管理和保密工作的要求,设立了配套齐全的综合档案室,配备了专职档案员,对单位形成的文书档案、业务档案及实物档案等进行了集中收集,分类整理,统一归档,达到了档案管理规范化的要求。 

  2.审计局、司法局、教育局、综治办、民政局、习岗街道办事处、南梁台子农牧场成立了档案工作领导小组,将档案工作纳入年度工作计划和单位发展规划,安排一名专兼职档案员负责保管各年度形成的文件材料,但未规范化整理,达不到“卷件明确、期限准确、装订标准、编目清晰、档号规范、排列有序”的规定,且不能及时向县档案馆移交归档,间断时间在3-5年之间。 

  3.供销社、农发办、洪广镇、习岗镇文书档案归档移交时间截止2009年以前,之后形成的文书档案至今没有按要求收集整理、移交进馆、规范管理,间断时间在6-15年之间。其中:供销社、农发办档案室建设滞后,文件材料随意堆放,保管条件差,并以档案管理人员流动频繁为由,及时向县档案馆移交,存在断档、丢失等安全隐患。 

  4.农技推广中心、金山自保局、融晟公司、银川生物科技园、德胜工业园区、宁夏生态纺织产业园自成立至今,发文、收文采取文件汇编的形式利用、保存,没有按照文书归档要求收集整理和移交,保存规范化程度不高、随意性较大,断档、缺失现象较为普遍,难以保证文书档案移交进馆后的连续性、完整性和有效性。 

  5.习岗街道办中利民社区、友爱社区、马寨社区虽然各种档案资料收集齐全,摆放有序,但没有按照《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》逐年进行分类、整理、归档,存在着整理不规范、期限不清晰、主次不明确等现象。 

  (二)业务档案方面。

  1.公安局能够按照业务档案管理要求,设置综合档案室和专职档案管理员,健全完善了档案管理制度,规范档案收集、整理、归档流程,聘请专业档案管理公司对历年来的业务档案进行立卷归档、条目录入和全文数字化,基本实现了业务档案信息化管理,达到了档案管理目标化、制度化、规范化的要求。 

  2.住建局各业务站所及档案管理人员在档案管理中所承担的职能需进一步明确;工作中所形成的业务档案没有实现集中统一保管,存放时间长、数量大、且档案室面积过小、设施设备配置不到位,导致业务档案资料整理不及时,易造成损毁和遗失。 

  3.融晟公司、银川生物科技园、德胜工业园区、宁夏生态纺织产业园虽然指定人员对历年形成的业务档案进行了收集保管,但没有按照业务档案管理的具体要求进行规范化整理归档,业务档案整理、分类、立卷、归档及计算机信息化录入等工作还没有全面开展。 

  (三)声像和实物档案方面。 

  各单位对照片档案只是简单地进行了收集保存和向档案馆进行了电子版的移交;录音、录像资料的收集整理工作基本没有开展;实物档案只限于奖杯、奖牌的内部收集管理,普遍没有开展奖杯、奖牌背景资料和奖状、印章、徽章、牌匾、纪念品、题词字画等收集管理和集中保存工作;声像和实物档案既没有按类别和授奖层次归档保存,也没有向县档案馆进行移交,整体规范化管理的水平不高。 

  二、存在问题 

  一是部分单位对档案工作不够重视档案管理已列入各单位年底考核内容,但部分单位主要领导对档案工作仍然不够重视,存在着应付了事的现象,既不按照档案管理规范化的要求设置专门档案室、又不指定配备专兼职档案管理人员,档案管理制度不清、职责不明,致使单位档案收集不齐全、整理不规范、移交不及时造成归档年限衔接不上、归档资料损毁缺失。 

  二是档案管理责任不够明确。部分单位没有成立档案工作领导小组,档案管理工作制度不健全,领导分工不明确,档案专兼职管理人员及其责任落实不到位,档案管理工作处于被动应付状态,致使档案交接手续不完善、查阅利用登记台账不完备、管理混乱无序,不能按要求及时移交。 

  三是档案人员配备还不到位。部分单位档案人员不固定,换岗、调动频繁,工作稳定性较差,且临时指定的档案人员业务能力欠缺限于档案资料的收集、保存,整理、立卷、归档、信息化处理等规范化管理工作不能完全胜任,造成档案管理混乱、查档效率不高。 

  四是设施设备配置存在差距。大部分单位档案工作经费投入力度不大,档案保管条件差,档案室不能按档案保管要求安装调温、调湿设备和投放防虫、防鼠药剂,档案室和库房混和使用,档案和杂物堆放在一起,档案安全性无法保证 

  五是档案收集不够完整。部分单位偏重于文书档案的收集,忽视电子档案、照片档案的收集和整理,会议记录、工作简报、领导批示也不能按要求进行收集归档,档案收集种类不够丰富。 

  三、工作要求 

  一是各单位要建立健全档案管理各项制度,主要领导要亲自过问档案工作,切实解决好档案工作中遇到的各种困难和问题;分管领导要把搞好档案工作作为职责范围内一项重要任务,加强协调和督促,配备一名相对固定的专兼职档案管理人员,积极做好档案整理移交、查阅登记和开发利用工作。 

  二是文书档案移交进馆间断的单位,要尽快组织人员收集整理历年形成的文书档案资料,在分类、立卷过程中及时联系档案局予以指导,尽快完成归档入馆和条目录入、全文数字化扫描工作。间断3-5年的单位,要在10月底前完成移交工作;间断6-15年的单位,要在今年年底前完成移交工作;没有移交的单位,分别于今年的10月底、12月底和明年3月底前各完成移交总量的三分之一。 

  三是工作中业务档案量较多的单位,必须设立独立的档案室,配备专职档案管理人员、搜集整理其他门类的档案资料,尽快整理历年来形成的其他门类的档案资料,特别是住建局要扩大档案库房面积,切实加强对本单位业务档案的整理归档、安全保管工作,坚决杜绝摧毁、遗失现象的发生。 

  四是各单位在继续抓好文书档案工作的同时,要指派专人抓好会计档案、科技档案、人事档案、业务档案的规范化管理,认真做好声像档案、荣誉档案、特色档案的收集和整理工作,切实解决档案种类单一、利用率不高的问题。 

  五是进一步加强档案安全管理工作。要加大对档案基础设施建设的投入,改善档案保管保护条件,不断善库房防火、防盗、防潮等措施,增强档案安全意识,彻底排除安全隐患,确保档案安全。同时,要特别注意文档人员变动后档案材料的清点、移交工作,严防存档文件的丢失。 

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